Как провести совещание и не заснуть? 5 элементов эффективного совещания

Помните, как прошло последнее совещание, в котором вы участвовали? Вам не кажется, что пора что-то менять и проводить встречи не для галочки. Театр одного актера больше не работает. Поэтому стоит попробовать новые подходы и посмотреть на опыт и практику успешных компаний.

Цель проведения совещания определяет характер встречи. Если участники не понимают цели и результатов, руководитель теряет авторитет и мотивацию персонала. Потому что совещание — это один из механизмов влияния на культуру компании и достижение целей.

Для решения оперативных задач достаточно проводить короткие планерки, динамично и по существу. В некоторых компаниях планерки давно проходят стоя в формате «стендап» или за пределами офиса. Чередуя смену обстановки, можно оживить членов команды.

Для анализа и решения интересных задач и глубоких проблем данный формат не подходит.

Обсуждать проблемы (ошибки управления, конфликтные моменты взаимодействия, стратегические вопросы, новые проекты, важные изменения, утверждение бюджета и т.п.) любят на всех уровнях, но на совещаниях обычно молчат. Чтобы обсуждение проблем было результативным, а не закулисным, ему необходимо задать нужный формат — живую, открытую атмосферу доверия.

Рабочая атмосфера создается постепенно и  сознательно, без давления и критики со стороны старших по званию сотрудников, с соблюдением установленных правил и грамотной координацией. Ошибкой будет проведение таких встреч по наитию в обычном режиме.

5 элементов эффективного совещания:

1. Цель совещания (должна быть четкой, понятной всем, измеримой, актуальной).
2. Координатор группы участников (1 ответственный за результативность встречи, необязательно руководитель).
3. Состав и долю участия каждого в достижении цели (состав будет зависеть от цели, в него могут входить состав основной команды, специалисты разных направлений, неформальные лидеры).
4. Регламент и формат совещания (временные рамки, готовые методы принятия решений и работы с группой)
5. План мероприятий для реализации, т.е. перечень конкретных действий.

Методы и алгоритмы (возможно в виде схемы или карты) для проведения нескучных и результативных совещаний можно брать готовые и моделировать под себя.

Например, существуют различные групповые методы поиска решений: Мозговой штурм, Дерево решений, метод Уолта Диснея, 6 шляп, 5 почему, SWOT — анализ, метод стикеров, метод аквариума, Метод Дельфи, диаграмма Исикавы, интеллект — карты Тони Бьюзена, различные методы фасилитации и многие другие.

Проводите совещания интересно и результативно. Выбирайте и пробуйте новые, удобные и понятные методы для принятия решений. Помогайте себе и членам команды раскрыть свой потенциал, высказывать свои мысли и предлагать смелые решения.

Если Вам нужна помощь и практика в проведении совещаний нового формата, мы можем показать и объяснить, как сделать это результативно. тел. +7 7142 56 87 29, 8 777 330 14 08

Поделитесь идеями. А как у Вас обычно проходят совещания?